¿Qué son los Sistemas de Apoyo a los Ejecutivos (ESS)?

ges1Los sistemas ESS o EIS (también conocidos como Executive Support Systems Executive Information Systems), por sus siglas en inglés, se encuentran dentro del nivel estratégico en la pirámide de los sistemas de información. Se trata de sistemas de información dirigidos a la alta dirección  puesto que permiten automatizar la obtención de datos (tanto internos como externos de la empresa) más relevantes y estratégicos para la organización, presentándolos de la forma más comprensible posible con la finalidad de poder dar seguimiento a los factores críticos de éxito.

Los sistemas ESS recogen todo tipo de información y datos, los analizan y los integran para finalmente diseñar gráficos (visuales e intuitivos) e informes que permitan la correcta monitorización de las operaciones. Es decir, nos permiten analizar los indicadores claves de desarrollo (conocidos como KPI).

En otras palabras, los sistemas ESS principalmente proporcionan información de la situación actual de la compañía y permiten optimizar el proceso de toma de decisiones, para ver si estamos cumpliendo (o no) con el plan estratégico de la compañía, entre otros.

Algunos ejemplos de lo que los sistemas ESS nos permiten hacer son: estimaciones de vendas a 5 años, diseñar el plan operativo, hacer previsiones de presupuestos y estimaciones de beneficios de los próximos años.

Las características que debe de tener un buen sistema ESS son:

  • Presentar la información en forma de gráficos, columnas y textos intuitivos que contengan información relevante.

  • Cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta dirección.

  • Garantizar tiempos de respuesta cortos.
  • Manipular, filtrar, comprimir y dar seguimiento a la información crítica del negocio.
  • Disponer de información actualizada y siempre disponible.

 Para garantizar el éxito de la implementación de un ESS se debe tener en cuenta diez factores críticos de éxito:

  1. Disponer del apoyo y compromiso de la alta dirección para invertir tiempo y esfuerzos en el desarrollo.

  2. Tener el apoyo operativo.

  3. Utilizar la tecnología apropiada tanto a nivel de hardware como de software.
  4. Garantizar la veracidad y accesibilidad de los datos de la empresa con una correcta administración de los datos.
  5. Ligar los sistemas ESS con los objetivos marcados por la empresa.
  6. Contrarrestar la resistencia organizacional para conseguir que los datos muestren correctamente la realidad de la empresa. Si los usuarios no incorporan (o no lo hacen adecuadamente) los datos en el sistema, estos no mostraran una imagen fiel y real de la situación de la empresa.
  7. Administrar la evolución y propagación del sistema conociendo las necesidades de los usuarios en cada momento, especialmente antes de ofrecer nuevas versiones.
  8. Tener en cuenta la metodología que se utilizara en el desarrollo.
  9. Definir acuradamente los requisitos de información y las necesidades de la empresa.
  10. Disponer de un jefe de proyectos (Project Manager) que disponga de los conocimientos tanto técnicos como operacionales necesarios para analizar y entender correctamente las peculiaridades de la empresa. Además, debe disponer de las habilidades comunicativas suficientes para entenderse correctamente con la alta dirección para ofrecerles un sistema ESS el más personalizado posible.

Finalmente, algunos ejemplos de sistemas de ESS que podemos encontrar en el mercado son: Commander EIS (de Comshare), Command Center (de Pilot), Executive Decisions (de IBM) y Executive Edge (de Execucom).

¿Os ha gustado el artículo? ¿Tenéis alguna duda? ¡Pues no dudáis y dejad un comentario! ;)

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